In een klein bedrijf regelt vaak één persoon de laptops naast het eigen werk. Iemand die er handig in is, installeert de software, zet nieuwe collega’s op en lost problemen op als ze zich voordoen. Dat werkt prima zolang het om drie of vier apparaten gaat. Bij tien of vijftien laptops loopt het al snel uit de hand.
Het probleem zit niet in één grote storing, maar in kleine dingen die blijven liggen. Een update die drie maanden niet is geïnstalleerd, een laptop van een vertrokken medewerker waarop nog bedrijfsgegevens staan, een back-up waarvan niemand weet of die nog werkt. Dat zijn precies de zwakke plekken waar het misgaat.
Wat laptopbeheer inhoudt
Beheer begint bij een overzicht. Welke laptops zijn er, wie gebruikt ze, hoe oud zijn ze en welke software staat erop. Een eenvoudige lijst met serienummer, aankoopdatum, gebruiker en besturingssysteem is al een goede basis.
Daarna komt het centraal beheren. Met beheersoftware, zoals Microsoft Intune voor Windows-laptops of een vergelijkbaar systeem voor Macs, stel je instellingen in voor alle apparaten tegelijk. Je installeert software op afstand, dwingt een wachtwoord of pincode af en kunt een gestolen laptop op afstand wissen.
Ook het in- en uitdienstproces hoort erbij. Een nieuwe medewerker wil op dag één een werkende laptop met de juiste accounts. Bij vertrek moeten toegang en gegevens snel worden ingetrokken.
Updates en beveiliging
Updates voor het besturingssysteem en de browser dichten beveiligingslekken. Stel ze automatisch in en controleer maandelijks of alle laptops ze hebben ontvangen. Laptops die weken uit staan of nooit opnieuw opgestart worden, lopen vaak achter.
Zet daarnaast schijfversleuteling aan: BitLocker op Windows en FileVault op macOS. Raakt een versleutelde laptop kwijt, dan kan een vinder niet zomaar bij de bestanden. Bewaar de herstelsleutels wel centraal, anders sluit je jezelf buiten bij een probleem.
Gebruik tweestapsverificatie voor e-mail en clouddiensten. Een gestolen wachtwoord is dan niet genoeg om in te loggen. Dat is een van de maatregelen met het meeste effect tegen de phishing waar kleine bedrijven vaak mee te maken krijgen.
Back-ups die je ook test
Werk je in de cloud, dan staan bestanden niet automatisch veilig. Een per ongeluk verwijderde map of een besmetting met ransomware kan ook de clouddata raken. Een vuistregel is de 3-2-1-aanpak: drie kopieën, op twee soorten opslag, waarvan één op een andere locatie.
Test het terugzetten minstens een paar keer per jaar. Een back-up die niemand ooit heeft teruggezet, is een aanname en geen zekerheid. Bij verlies of diefstal van persoonsgegevens kun je bovendien verplicht zijn een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens; een goede registratie van je apparaten helpt dan om snel te beoordelen wat er is gebeurd.
Wanneer uitbesteden zinvol is
Uitbesteden ligt voor de hand als het beheer meer dan een paar uur per maand kost, of als niemand in het bedrijf de kennis heeft om beveiliging goed in te richten. Een IT-partner neemt dan het overzicht, de updates, de back-ups en de ondersteuning van medewerkers over, meestal voor een vast bedrag per apparaat of per gebruiker per maand.
Bedrijven als Pixelbyte ondersteunen kleine organisaties bij hun IT, van de inrichting van laptops tot het beheer daarna. Vraag bij een offerte wat er precies onder het beheer valt, hoe snel er gereageerd wordt bij een storing en hoe je gegevens worden overgedragen als je later overstapt. Leg die afspraken vast in een overeenkomst, zodat je weet wat je kunt verwachten op het moment dat een laptop het begeeft.
